업무 가이드
직원 계정 생성하기
관리자가 직원 아이디와 초기 비밀번호를 직접 만들어 ERP 사용을 허가하는 절차입니다.
- 대상 사용자
- 소유자, 관리자
- ERP 연결 위치
- 포털 > 계정/권한
기능 이해
직원 계정의 역할
직원 계정은 워크스페이스와 ERP 사용을 허가하는 기준입니다. 초대 링크 대신 관리자가 아이디와 초기 비밀번호를 직접 만들고 역할을 부여합니다.
역할과 접근 범위
소유자, 관리자, 일반 직원은 포털에서 볼 수 있는 화면과 ERP에서 접근 가능한 업무 범위가 다릅니다. 일반 직원은 회사 소유자와 같은 관리 권한을 갖지 않습니다.
화면 예시
시작 전 확인
- 직원 이름과 사용할 아이디를 정합니다.
- 초기 비밀번호 전달 방식을 정합니다.
- 부여할 역할과 업무 범위를 확인합니다.
- 직원이 실제로 들어갈 워크스페이스를 확인합니다.
처리 순서
- 1
계정 발급 대상과 워크스페이스를 확인합니다
직원 계정은 단순 초대가 아니라 해당 회사 ERP 사용을 허가하는 작업입니다. 먼저 직원이 어느 워크스페이스에서 일할지, 테스트 계정인지 실제 운영 계정인지, 퇴사자나 기존 계정과 중복되지 않는지 확인합니다.
- 직원이 실제 ERP 사용 대상입니다.
- 대상 워크스페이스가 정확합니다.
- 테스트 계정과 운영 계정이 구분됩니다.
- 동명이인이나 퇴사자 계정과 혼동되지 않습니다.
- 2
아이디와 임시 비밀번호를 입력합니다
포털의 계정 관리 화면에서 직원 이름, 사용할 아이디, 임시 비밀번호를 입력합니다. 아이디는 반드시 이메일일 필요는 없지만 회사 안에서 중복되지 않아야 하며, 부서나 역할이 바뀌어도 계속 식별할 수 있는 규칙을 쓰는 편이 좋습니다.
- 아이디가 기존 직원 계정과 중복되지 않습니다.
- 아이디가 회사 내부 식별 규칙과 맞습니다.
- 임시 비밀번호가 공개 문서나 단체 채팅에 남지 않습니다.
- 계정 생성 시점과 생성 담당자가 기록됩니다.
- 3
역할과 포털 접근 범위를 지정합니다
소유자, 관리자, 일반 직원 중 어떤 역할인지 지정합니다. 초대받거나 계정이 생성되었다는 이유만으로 모든 관리 기능이 열리면 안 되므로, 일반 직원에게는 구독, 직원 관리, 워크스페이스 설정 같은 포털 관리 기능이 보이지 않아야 합니다.
- 일반 직원에게 포털 관리 페이지가 보이지 않습니다.
- 관리자는 직원 계정, 구독, 워크스페이스 설정 범위만 볼 수 있습니다.
- 소유자 권한은 실제 회사 책임자 계정에만 부여합니다.
- 결제 담당자와 업무 관리자가 다르면 역할을 나눴습니다.
- 4
ERP 업무 앱과 메뉴 범위를 확인합니다
직원이 ERP에 들어갔을 때 볼 앱과 메뉴는 실제 업무 범위에 맞아야 합니다. 영업 담당자는 판매와 연락처, 창고 담당자는 재고와 배송, 정산 담당자는 청구서와 결제처럼 담당 업무를 기준으로 열어 줍니다.
- ERP 앱 홈에서 허용된 앱만 보입니다.
- 앱 설치 화면이나 관리자용 기술 메뉴가 보이지 않습니다.
- 필요한 업무 앱이 빠져 있지 않습니다.
- 업무 범위가 바뀌면 권한 조정 담당자가 정해졌습니다.
- 5
첫 로그인과 비밀번호 변경을 확인합니다
직원은 임시 비밀번호로 로그인한 뒤 개인 비밀번호로 변경하고 ERP에 입장합니다. 첫 로그인 확인이 끝나면 관리자는 해당 직원이 앱 홈 화면과 필요한 업무 메뉴만 볼 수 있는지 함께 확인합니다.
- 임시 비밀번호로 로그인할 수 있습니다.
- 첫 로그인 후 개인 비밀번호 변경이 완료되었습니다.
- ERP 입장 후 회사명과 앱 홈 화면이 맞습니다.
- 직원이 접근할 수 없는 메뉴가 보이면 권한을 즉시 조정합니다.
완료 후 확인
- 초대 링크 없이 직원 계정이 생성되었습니다.
- 일반 직원에게 관리 페이지가 보이지 않습니다.
- ERP에는 부여된 업무 범위만 보입니다.
- 첫 로그인과 비밀번호 변경이 확인되었습니다.
- 계정 생성 대상, 역할, 워크스페이스가 기록되었습니다.