업무 가이드
첫 주 도입 순서 잡기
처음 일주일 동안 무리 없이 ERP 사용을 시작하는 순서입니다.
- 대상 사용자
- 소유자, 관리자
- ERP 연결 위치
- 포털 > 도움말
기능 이해
초기 설정의 역할
처음 설정은 이후 ERP 사용 기준을 정하는 단계입니다. 회사명, 국가, 언어, 통화, 관리자 계정이 맞아야 업무 문서와 사용자 화면이 일관되게 열립니다.
작게 시작하는 이유
처음부터 모든 앱을 동시에 쓰기보다 고객, 상품, 판매, 구매, 청구처럼 핵심 기준 데이터를 먼저 정리하면 이후 기능 확장이 안정적입니다.
화면 예시
시작 전 확인
- 가장 중요한 업무 흐름 하나를 고릅니다.
- 테스트 담당자를 정합니다.
- 운영에 넣을 기준 데이터와 실험용 데이터를 구분합니다.
- 첫 주에는 성공 기준을 작게 정합니다.
처리 순서
- 1
첫 주 목표를 하나의 업무 흐름으로 제한합니다
처음에는 판매-납품-청구, 구매-입고-청구, 프로젝트-작업시간-청구처럼 하나의 흐름만 끝까지 실행합니다. 화면을 많이 열어보는 것보다 한 흐름이 문서 생성, 승인, 상태 변경, 보고까지 연결되는지 확인하는 것이 중요합니다.
- 첫 주 테스트 흐름이 하나로 정해졌습니다.
- 흐름의 시작 문서와 종료 문서가 정해졌습니다.
- 성공 기준이 "끝까지 한 번 완료"처럼 측정 가능합니다.
- 동시에 테스트하지 않을 업무는 목록에서 제외했습니다.
- 2
기준 데이터를 소량으로 준비합니다
고객, 공급업체, 상품, 가격, 직원, 초기 재고를 실제 운영 형식에 맞춰 5~10건 정도만 먼저 등록합니다. 엑셀 전체를 바로 가져오면 오류 원인을 찾기 어려우므로 샘플 데이터로 화면과 문서 흐름을 먼저 검증합니다.
- 고객과 공급업체가 구분되어 있습니다.
- 상품명, 단위, 가격, 세금 기준이 실제 문서 기준과 맞습니다.
- 초기 재고나 계정 정보가 필요한 경우 소량 샘플로만 시작했습니다.
- 데이터 가져오기는 샘플 파일 테스트 후 진행합니다.
- 3
직원별 역할과 사용 메뉴를 안내합니다
직원에게 모든 메뉴를 설명하기보다 각자 사용할 화면, 입력해야 할 값, 완료 기준을 정리합니다. 예를 들어 영업 담당자는 견적서와 고객 활동, 창고 담당자는 입출고와 재고 조정, 정산 담당자는 청구서와 결제 등록을 먼저 봅니다.
- 직원별 사용할 메뉴가 정해졌습니다.
- 각 역할이 입력해야 할 필수 값이 정리되었습니다.
- 승인자와 처리 담당자가 구분됩니다.
- 권한이 부족하거나 과도한 계정은 조정 대상입니다.
- 4
하루 단위로 결과와 막힌 지점을 기록합니다
첫 주에는 매일 끝에 어떤 문서가 생성되었고 어디에서 멈췄는지 기록합니다. 메뉴를 찾지 못한 문제, 권한 문제, 데이터 부족, 정책 미정 문제를 구분해야 다음 조치가 명확해집니다.
- 완료된 문서와 미완료 문서가 구분됩니다.
- 막힌 지점이 화면명과 문구로 기록되었습니다.
- 권한 문제와 사용법 문제가 구분됩니다.
- 다음 날 처리할 담당자와 우선순위가 정해졌습니다.
- 5
운영 전 정리할 데이터를 확정합니다
테스트 중 만든 고객, 상품, 주문, 청구서가 실제 운영에 남아도 되는지 확인합니다. 남길 데이터와 삭제 또는 보관할 데이터를 구분하고, 실제 운영 시작 전에는 회사 기준값과 직원 계정이 정리된 상태여야 합니다.
- 테스트 데이터와 운영 데이터가 구분됩니다.
- 삭제하지 않고 보관할 테스트 기록이 있다면 이유가 있습니다.
- 운영 시작 전 필수 기준값이 정리되었습니다.
- 첫 주 결과를 바탕으로 다음 교육 또는 매뉴얼 보강 대상이 정해졌습니다.
완료 후 확인
- 첫 업무 흐름이 끝까지 실행되었습니다.
- 직원별 계정과 역할이 정리되었습니다.
- 기준 데이터가 소량 샘플로 검증되었습니다.
- 막힌 지점이 화면과 원인별로 기록되었습니다.
- 운영 전 정리할 테스트 데이터가 구분되었습니다.